ПОЛОЖЕННЯ

Розділ 1. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ТА МЕТА

Цим Положенням про оброку і захист персональних даних у базах персональних даних (далі — Положення) регулюються відносини, пов'язані із захистом персональних даних під час їх обробки в рамках діяльності Продавця
Положення дає визначення основним поняттям, що стосуються персональних даних (далі - ПД); містить мету обробки ПД; процедуру обробки ПД; права суб’єктів ПД; порядок захисту ПД; інші вимоги законодавства України із захисту ПД .

Розділ 2. ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ

У цьому Положенні нижченаведені терміни вживаються в такому значенні:

база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до законодавства України про захист ПД;
володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
згода суб'єкта персональних даних — будь-яке документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані;
суб'єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
третя особа — будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я чи статевого життя.

Розділ 3. БАЗИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ВОЛОДІЛЬЦЕМ ТА РОЗПОРЯДНИКОМ ЯКИХ Є ПРОДАВЕЦЬ

Продавець є володільцем бази персональних даних «Контрагенти».

Розділ 4. МЕТА ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Метою обробки ПД є зберігання та обслуговування даних контрагентів, відповідно до ст. 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних», та реалізація цивільно-правових відносин надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги відповідно до податкового законодавства України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Розділ 5. ПОРЯДОК ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
Згода суб’єкта персональних даних може бути вираженою у паперовій формі або в електронній з відміткою на електронній сторінці веб-сайту чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі.
Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

Розділ 6. УМОВИ РОЗКРИТТЯ ІНФОРМАЦІЇ ПРО ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ ТРЕТІМ ОСОБАМ

Порядок доступу до ПД третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
Доступ до ПД третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
Суб'єкт відносин, пов'язаних з ПД, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
1. У запиті зазначаються:
  - прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);
  - найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи - заявника);
  - прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
  - відомості про БПД, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
  - перелік ПД, що запитуються;
  - мета запиту.
2. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець БПД доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні ПД не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно- правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
3. Усі працівники Володільця бази персональних даних зобов'язані додержуватися вимог конфіденційності щодо ПД.
4. Відстрочення доступу до ПД третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
5. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
6. У повідомленні про відстрочення зазначаються:
- прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
- дата відправлення повідомлення;
- причина відстрочення;
- строк, протягом якого буде задоволене запит.
Відмова у доступі до ПД допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
У повідомленні про відмову зазначаються:

прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
дата відправлення повідомлення;
причина відмови.

Рішення про відстрочення або відмову в доступі до ПД може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту ПД, або до суду.

Розділ 7. ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Володілець бази персональних даних обладнаний системними і програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
Особи, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до ПД у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту ПД у БПД.
Особи, що мають доступ до ПД, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб ПД, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків. Таке зобов'язання чинне після припинення ними діяльності, пов'язаної з ПД, крім випадків, установлених законом.
Особи, що мають доступ до ПД, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.
Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних та/або про працю.
Строк зберігання ПД, що містяться у документації з персоналу Продавця визначається відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 року № 41.

Розділ 8. ПРАВА СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Суб'єкт персональних даних має право:
1. застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.
2. звертатися з питань захисту своїх прав щодо ПД до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
3. на захист своїх ПД від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
4. пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх ПД будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
5. пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх ПД органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;
6. отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його ПД у відповідній БПД, а також отримувати зміст його ПБ, які зберігаються;
7. на доступ до своїх ПД, що містяться у відповідній БПД;
8. отримувати інформацію про умови надання доступу до ПД, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його ПД, що містяться у відповідній БПД;

Розділ 9. ПОРЯДОК РОБОТИ З ЗАПИТАМИ СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з ПД, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
У запиті зазначаються:

прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
відомості про БПД, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи
розпорядника цієї бази;
перелік ПД, що запитуються.
1. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець БПД доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні ПД не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно- правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.